Mail schreiben mit dickem Hals

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Mitten am turbulenten Arbeitstag schlägt eine von vielen Mails in Deiner Inbox auf. Eine, die es in sich hat. Unverfrorenes Ansinnen, aggressiv formuliert und mit einem ausufernden Verteiler. Dir schwillt im Moment der Hals, die Wut sucht einen Weg. Was tust Du jetzt?

Solltest Du keine Ambitionen auf das Amt des amerikanischen Präsidenten haben, dann scheidet die Reaktion mit dem ersten Impuls aus. Unverschämt zu antworten schafft Dir nur für den Moment Erleichterung.

Warnung

Ein Mensch, verführt von blindem Zorn
Bläst in das nächste beste Horn.

Nun merkt er, nach dem ersten Rasen,
Daß er ins falsche Horn geblasen.

Zu spät! Der unerwünschte Ton
Ist laut in alle Welt entflohn.

Wenn schon Moral, dann wär es diese:
Daß man am besten gar nicht bliese!
Eugen Roth

Du kannst das schlechte Verhalten des Absenders nicht ändern. Deine Reaktion sollte aber kontrolliert sein. Statt viel Energie in eine eskalierende Auseinandersetzung zu investieren, könntest Du mit den folgenden Tipps auch noch Dein Ansehen im Verteilerkreis verbessern.

1. Verlasse die Situation

Wirklich. Hole Dir einen Kaffee, arbeite an Routineaufgaben, lenke Dich ab. Gehe mit Deinen Gedanken bewusst woanders hin. Schaffe Dir die Möglichkeit, Deinen spontanen Ärger abklingen zu lassen und Dir eine entsprechend formulierte Antwort zu erparen.

2. Ändere Deine Perspektive. In der Mail geht es nicht um Dich.

Wie wäre es mit der Idee, dass der Absender letzte Nacht kaum geschlafen hat. Weil ihn Kopfschmerzen wach gehalten haben, die er nun mit an die Arbeit gebracht hat. Sein Projekt steht aktuell unter dem Fokus und er hat deshalb mächtig Druck.

Ja, er hat die Mail an Dich geschickt. Aber die unmögliche Formulierung muss nichts mit Dir zu tun haben. Dafür, dass der Absender seinen Frust an Deiner Inbox auslebt, gibt es keine Entschuldigung. Warum aber solltest Du diesen Frust auf Dich beziehen?

3. Schütze Dich vor Deinen Impulsen

Wenn Du Deinen Ärger ausleben möchtest, dann schreibe eine angemessen gradlinige Antwort. Bist Du so richtig in Fahrt, dann ist der „Senden“-Button nicht weit. Baue Dir eine Sicherung ein: bevor Du schreibst, entferne die Adresse des Empfängers. Schütze Dich vor Dir selbst. Speichere die Antwort als Entwurf, suche Abstand und trage erst im ruhigen Moment die Adresse wieder ein. Sehr wahrscheinlich wirst Du Deinen Text vorher entschärfen.

4. Lese die Mail noch einmal

Kommt die Mail von jemandem, der immer wieder ‚Ärger-Mails‘ an Dich schreibt, dann hast Du schon die kritische Brille auf. Stelle Dir vor, ein geschätzter Kollege hätte diese Mail geschrieben. Setze eine andere Brille auf. Liest sich der Text jetzt ruhiger?

5. Antworte auf die Interessen

Nehmen wir an, in der Mail steht: „Ihr Zwischenbericht ist wie immer unvollständig bei mir eingetroffen. Ihre Nachlässigkeit gefährdet den termingerechten Abschluss des Projekts.“

In Verhandlungen ist es gut, Postionen und Interessen zu trennen. Was aber ist das Interesse des Absenders? Er möchte den aktuellen Projektstand kennen, und sicher sein, dass der Abschlusstermin zu halten ist. Lasse die Angriffe vorbei ziehen und antworte auf die Interessen, die eigentlich gestellten Fragen.

6. Finde Übereinstimmungen

Du hast jetzt herausgefunden, worum es in der Mail wirklich geht, Jetzt gilt es, übereinstimmende Interessen zu finden. Beginne Deine Antwort mit diesem Punkt. Bringe zum Ausdruck, dass Du die Sorge des Absenders teilst. Und finde einen Weg, die inhaltlichen Dinge daran anknüpfend zu klären. Auf eine Übereinstimmung anzusprechen, biegt den Angriff ab und wirkt entwaffnend.

7. Schreibe bis zum Ende – und lösche danach mindestens die Hälfte

Schicke Deine Antwort erst ab, wenn Du noch einmal Deine erste Formulierung durchgekämmt hast. Bist Du ausschliesslich auf die Interessen eingegangen? Oder sind noch Spitzen in Richtung des empfundenen Angriffs enthalten? Hast Du absolute Worte, wie „nie“, „immer“, „definitiv“ oder „bestenfalls“ verwendet? Formulierungen mit diesen Begriffen fordern den Leser zum Widerspruch heraus und lassen damit die Wogen weiter aufsteigen.

8. Schlafe eine Nacht drüber

Hat die Antwort noch Zeit, dann speichere Deinen Entwurf und schaue ihn Dir am nächsten Morgen noch einmal an. Es ist sicher, dass Du mit mehr Klarheit über die Situation die Antwort entschärfen wirst.

Das Ganze mag sich so lesen, als ob Du ständig Kröten schlucken müsstest. Als gäbe es nie die Chance, mal zu schreiben, was Du wirklich denkst. Und so ist es am Ende auch.

Welche Begriffe verbindest Du mit Kollegen, die immer wieder in Mails Attacken reiten? Möchtest Du von Deinen Kollegen mit ähnlichen Begriffen belegt werden?

Auch wenn es Dir lieber wäre, mal auf den Tisch zu schlagen – mit den acht Punkten wird es Dir gelingen, auf Dauer als verbindlich und freundlich gesehen zu werden.

Ein Kommentar zu “Mail schreiben mit dickem Hals

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